Spis treści
Poniżej znajduje się lista faktur, które można wysłać do systemu KSeF. Faktury są wysyłane do KSeF zgodnie z opisaną strukturą e-faktur w schemacie FA(3). UWAGA! Faktury wysyłane do KSeF są klasyfikowane według domyślnej nazwy w systemie Fakturowo.pl, niezależnie od nazwy nadanej przez użytkownika. Jeśli użytkownik nadał wysyłanym fakturom własne nazwy (poprzez stronę - Ustawienia > Numeracja) to do systemu KSeF faktura zostanie wysłana pod nazwą systemową, a nie nazwą nadaną przez użytkownika.
Data wystawienia i data wysłania
W przupadku KSeF należy pilnować dwóch dat: tej, którą wpisujemy jako datę wystawienia faktury, oraz momentu faktycznego wysłania jej do KSeF. Jeżeli te daty się różnią, to zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy za datę wystawienia uznaje się tę chwilę, w której faktura trafiła do KSeF. To właśnie ta data decyduje później o terminowości wystawienia dokumentu i wpływa na ocenę momentu powstania obowiązku podatkowego. Żeby uniknąć rozbieżności między datą z pola P_1 a datą wysyłki, najlepiej przesłać fakturę do KSeF tego samego dnia, w którym została wystawiona.
Wysyłanie wszystkich faktur
Aby wysłać do KSeF wszystkie dokumenty z danego dnia należy kliknąć przycisk - Wyślij do KSeF - znajdujący się na liście dokumentów - Dokumenty / Wszystkie - przycisk ten umożliwia wysłanie wszystkich faktur ze wskazaną datą wystawienia (domyślnie jest to data dzisiejsza) oraz z numerem NIP sprzedawcy, dla którego dokonana była autoryzacja z KSeF. Przycisk ten umożliwia również sprawdzenie status w przypadku faktur wysłanych do KSeF i oczekujących na nadanie numeru KSeF.
Wysyłanie zaznaczonych faktur
Opisany powyżej przycisk - Wyślij do KSeF - wysyła wszystkie faktury z danego dnia, niezależnie czy zostały one zaznaczone na liście dokumentów. Jeśli chcemy wysłać do KSeF tylko zaznaczone dokumenty, to należy skorzystać z opcji przedstawionej na poniższym zrzucie ekranu.
Wysyłanie pojedynczej faktury
Możliwe jest wysłanie faktury bezpośrednio z poziomu listy dokumentów - Dokumenty / Wszystkie - aby wysłać pojedynczy dokument wystarczy kliknąć ikonę znajdującą się na liście obok faktury, którą chcemy wysłać.
Wysyłanie pojedynczej faktury możliwe jest również po zapisaniu faktury, na stronie jej podglądu znajduje się przycisk - Wyślij do KSeF.
Status dokumentu w KSeF
Na liście dokumentów - Dokumenty / Wszystkie - oraz na stronie na stronie - KSeF > KSeF / wysłane - dostępne są przełączniki szybkich filtrów o nazwie - Status KSeF - filtry umożliwiają wyświetlenie dokumentów zależnie od statusu KSeF oraz ułatwiają wyszukiwanie dokumentów, dostępne filtry to:
Kody QR na fakturach
Na fakturach wysyłanych do KSeF kody QR dodawane są automatycznie. Dla faktur wystawianych online pojawia się jeden kod QR, który umożliwia szybkie odczytanie numeru KSeF i weryfikację dokumentu. Faktury offline mają dwa kody QR. Pierwszy kod QR udostępnia podstawowe informacje z faktury w formie możliwej do zeskanowania, co ułatwia jej szybkie odczytanie w programach księgowych. Drugi kod pozwala sprawdzić ważność certyfikatu wystawcy i potwierdzić, że dokument pochodzi z zaufanego źródła.
Sesje wysyłania w KSeF
Wysyłanie faktur do KSeF odbywa się w tzw. sesjach, czyli krótkich połączeniach z systemem, w których KSeF przyjmuje dokumenty i zwraca informację o ich statusie. W KSeF działają dwa rodzaje sesji: interaktywna i wsadowa.
Faktury wysłane do KSeF są widoczne na stronie - KSeF > KSeF / wysłane - użytkownik nie ma możliwości samodzielnego usuwania dokumentów z tej strony, jednakże dokumenty zapisane na tej stronie są automatycznie usuwane po roku, licząc od daty wystawienia widocznej na dokumencie, kopia wszystkich faktur znajduje się oczywiście systemie KSeF Ministerstwa Finansów.
Błędy KSeF
Strona - KseF > Błędy KSeF - pokazuje wszystkie komunikaty, które mogą pojawić się podczas pracy z KSeF. W jednym miejscu widać tam zarówno błędy związane z wysyłką faktur, jak i problemy zgłaszane przez samo środowisko KSeF. Dzięki temu łatwo sprawdzić, co dokładnie się wydarzyło i jakiego etapu wysyłki dotyczy błąd.
- Dokumenty wysyłane do KSeF
- Data wystawienia i data wysłania
- Wysyłanie wszystkich faktur
- Wysyłanie zaznaczonych faktur
- Wysyłanie pojedynczej faktury
- Status dokumentu w KSeF
- Kody QR na fakturach
- Sesje wysyłania w KSeF
- Lista faktur wysłanych do KSeF
- Błędy KSeF
Poniżej znajduje się lista faktur, które można wysłać do systemu KSeF. Faktury są wysyłane do KSeF zgodnie z opisaną strukturą e-faktur w schemacie FA(3). UWAGA! Faktury wysyłane do KSeF są klasyfikowane według domyślnej nazwy w systemie Fakturowo.pl, niezależnie od nazwy nadanej przez użytkownika. Jeśli użytkownik nadał wysyłanym fakturom własne nazwy (poprzez stronę - Ustawienia > Numeracja) to do systemu KSeF faktura zostanie wysłana pod nazwą systemową, a nie nazwą nadaną przez użytkownika.
Data wystawienia i data wysłania
W przupadku KSeF należy pilnować dwóch dat: tej, którą wpisujemy jako datę wystawienia faktury, oraz momentu faktycznego wysłania jej do KSeF. Jeżeli te daty się różnią, to zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy za datę wystawienia uznaje się tę chwilę, w której faktura trafiła do KSeF. To właśnie ta data decyduje później o terminowości wystawienia dokumentu i wpływa na ocenę momentu powstania obowiązku podatkowego. Żeby uniknąć rozbieżności między datą z pola P_1 a datą wysyłki, najlepiej przesłać fakturę do KSeF tego samego dnia, w którym została wystawiona.
Wysyłanie wszystkich faktur
Aby wysłać do KSeF wszystkie dokumenty z danego dnia należy kliknąć przycisk - Wyślij do KSeF - znajdujący się na liście dokumentów - Dokumenty / Wszystkie - przycisk ten umożliwia wysłanie wszystkich faktur ze wskazaną datą wystawienia (domyślnie jest to data dzisiejsza) oraz z numerem NIP sprzedawcy, dla którego dokonana była autoryzacja z KSeF. Przycisk ten umożliwia również sprawdzenie status w przypadku faktur wysłanych do KSeF i oczekujących na nadanie numeru KSeF.
Wysyłanie zaznaczonych faktur
Opisany powyżej przycisk - Wyślij do KSeF - wysyła wszystkie faktury z danego dnia, niezależnie czy zostały one zaznaczone na liście dokumentów. Jeśli chcemy wysłać do KSeF tylko zaznaczone dokumenty, to należy skorzystać z opcji przedstawionej na poniższym zrzucie ekranu.
Wysyłanie pojedynczej faktury
Możliwe jest wysłanie faktury bezpośrednio z poziomu listy dokumentów - Dokumenty / Wszystkie - aby wysłać pojedynczy dokument wystarczy kliknąć ikonę znajdującą się na liście obok faktury, którą chcemy wysłać.
Wysyłanie pojedynczej faktury możliwe jest również po zapisaniu faktury, na stronie jej podglądu znajduje się przycisk - Wyślij do KSeF.
Status dokumentu w KSeF
Na liście dokumentów - Dokumenty / Wszystkie - oraz na stronie na stronie - KSeF > KSeF / wysłane - dostępne są przełączniki szybkich filtrów o nazwie - Status KSeF - filtry umożliwiają wyświetlenie dokumentów zależnie od statusu KSeF oraz ułatwiają wyszukiwanie dokumentów, dostępne filtry to:
- pokaż wszystkie - wszystkie dokumenty niezależnie od statusu KSeF;
- do wysłania - tylko dokumenty do wysłania do KSeF - szary kolor na liście;
- oczekujące - tylko dokumenty, które zostały wysłane do KSeF, ale nie mają jeszcze nadanego numeru KSeF - pomarańczowy kolor na liście;
- nadany numer KSeF - tylko dokumenty, które mają nadany numer KSeF - zielony kolor na liście;
- wysłane błędnie - tylko dokumenty, które nie zostały wysłane poprawnie do KSeF - czerwony kolor na liście;
- wystawione OFFLINE - tylko dokumenty, które zostały wystawione w trybie OFFLINE - czarny kolor na liście;
Kody QR na fakturach
Na fakturach wysyłanych do KSeF kody QR dodawane są automatycznie. Dla faktur wystawianych online pojawia się jeden kod QR, który umożliwia szybkie odczytanie numeru KSeF i weryfikację dokumentu. Faktury offline mają dwa kody QR. Pierwszy kod QR udostępnia podstawowe informacje z faktury w formie możliwej do zeskanowania, co ułatwia jej szybkie odczytanie w programach księgowych. Drugi kod pozwala sprawdzić ważność certyfikatu wystawcy i potwierdzić, że dokument pochodzi z zaufanego źródła.
Sesje wysyłania w KSeF
Wysyłanie faktur do KSeF odbywa się w tzw. sesjach, czyli krótkich połączeniach z systemem, w których KSeF przyjmuje dokumenty i zwraca informację o ich statusie. W KSeF działają dwa rodzaje sesji: interaktywna i wsadowa.
- Sesja interaktywna sprawdza się przy pojedynczych fakturach lub małych paczkach. System przetwarza dokumenty od razu i w tym samym połączeniu zwraca wynik.
- Sesja wsadowa działa "w tle". Dokumenty trafiają do kolejki, a KSeF przetwarza je etapami i dopiero po zakończeniu zwraca pełną odpowiedź. Jeśli podczas jednej wysyłki przekroczysz pięć dokumentów, Fakturowo.pl automatycznie korzysta z sesji wsadowej. Dzięki temu wysyłka odbywa się zgodnie z zasadami KSeF i bez ryzyka odrzucenia z powodu ograniczeń sesji interaktywnej.
Faktury wysłane do KSeF są widoczne na stronie - KSeF > KSeF / wysłane - użytkownik nie ma możliwości samodzielnego usuwania dokumentów z tej strony, jednakże dokumenty zapisane na tej stronie są automatycznie usuwane po roku, licząc od daty wystawienia widocznej na dokumencie, kopia wszystkich faktur znajduje się oczywiście systemie KSeF Ministerstwa Finansów.
Błędy KSeF
Strona - KseF > Błędy KSeF - pokazuje wszystkie komunikaty, które mogą pojawić się podczas pracy z KSeF. W jednym miejscu widać tam zarówno błędy związane z wysyłką faktur, jak i problemy zgłaszane przez samo środowisko KSeF. Dzięki temu łatwo sprawdzić, co dokładnie się wydarzyło i jakiego etapu wysyłki dotyczy błąd.
