Nota wewnętrzna
Nota wewnętrzna jest jednym z dokumentów w firmie, która potwierdza zdarzenie gospodarcze, które jeszcze do 1 stycznia 2013 roku było potwierdzane za pomocą faktury VAT. Od czterech lat nie korzystamy już z faktur wewnętrznych, a dokument, który przedstawimy urzędowi w razie kontroli jest nota wewnętrzna. Według rozporządzenia nota wewnętrzna zastępująca faktury wewnętrzne dokumentuje wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca, oraz dostawę towarów, dla których podatnikiem jest nabywca. Częstą transakcją, która powoduje wystawienie noty wewnętrznej jest nabycie reklam w systemie Google AdWords lub Facebook - spółki te zarejestrowane są w krajach Unii Europejskiej (Irlandia).
Jakie dane/informacje powinny być zawarte w nocie wewnętrznej?
Przepisy nie precyzują jakie dokładnie dane muszą zostać ujętę na nocie wewnętrznej. Wystarczy, że dokument zawiera jasne informacje na temat opisywanych transakcji. W zaistniałej sytuacji zaleca się aby uwzględniać następujące elementy: 1. dane identyfikujące fakturę (datę wystawienia, unikalny numer dokumentu) 2. dane obu stron transakcji (imię i nazwisko/nazwa, adres, NIP) 3. szczegóły dotyczące sprzedaży/usługi (datę usługi/sprzedaży/dostawy, nazwę usługi/towaru, zakres wykonanej usługi/miarę i ilość dostarczonych towarów), 4. szczegóły dotyczące płatności (podstawa opodatkowania oraz stawa i wartość podatku VAT).
W jakich sytuacjach wystawia się notę wewnętrzną?
Notę wewnętrzną stosuje się w przypadku konieczności udokumentowania świadczeń usług/dostawy towaru, których podatnikiem jest nabywca oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.
W jaki sposób księguje się notę wewnętrzną?
Notę wewnętrzną księguje jednostka przyjmująca dokument (czyli ta, która obciążana jest kosztami) Dokument należy ująć w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) w dacie jej wystawienia i księgujemy w rejestrach VAT.