Przygotowywanie zestawienia przychodów i rozchodów jest obowiązkowe dla firm, które rozliczają się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego, prowadzą pełną księgowość lub uproszczoną ewidencję przychodów i rozchodów. Zestawienie takiego dokumentu jest niezbędne do wyliczenia dochodu, na podstawie którego naliczany jest podatek dochodowy. W przypadku ryczałtu, przedsiębiorcy muszą prowadzić odpowiednią ewidencję przychodów, chociaż rozchody przy tym systemie nie są rozliczane pełnie.

Zestawienie przychodów i rozchodów powinno zawierać takie elementy jak: przychody z działalności operacyjnej (ze sprzedaży towarów, usług, wynajmu lub inne związane bezpośrednio z działalnością firmy), przychody z działalności finansowej (zyski z inwestycji, odsetki z lokat), koszty uzyskania przychodu (np. zakup towarów, koszty transportu), koszty administracyjne i ogólne (np. opłaty za lokal, ubezpieczenia), amortyzacja (wartość odpisów amortyzacyjnych dot. środków trwałych), a także podatek dochodowy (wyliczenie należnego podatku).

W pierwszej kolejności zbierz wszystkie dokumenty finansowe, czyli paragony, faktury, umowy i wyciągi bankowe. Następnie podziel dane na przychody i rozchody i zsumuj je. Kolejny etap to wyliczenie salda poprzez odjęcie łącznej kwoty rozchodów od przychodów, aby uzyskać wynik finansowy. Na koniec upewnij się, że dane w zestawieniu są zgodne z dokumentacją źródłową.