Wykaz kosztów według sprzedawców jest zalecany w przypadku firm posiadających wielu dostawców, które chcą monitorować koszty przypisane do konkretnych sprzedawców i planują przeprowadzenie szczegółowej analizy wydatków. Wykaz kosztów według dostawców może okazać się również przydatny podczas audytów i kontroli podatkowych.

Raport kosztów z podziałem na sprzedawców zawiera takie informacje jak: dane sprzedawcy (nazwa, adres, NIP i inne dane identyfikujące), liczba dokumentów finansowych (rachunków, faktur lub innych, przypisanych do danego dostawcy), wartość netto, kwota VAT, wartość brutto, podział według stawek VAT z przypisaniem kwot netto, brutto i kwoty VAT.

Załóżmy, że firma XYZ prowadzi działalność usługową i korzysta z usług wielu dostawców, np. firm transportowych, dostawców materiałów i IT. Aby kontrolować swoje wydatki, firma tworzy wykaz kosztów według sprzedawców, w którym zapisuje szczegóły transakcji za ostatni kwartał. Dzięki analizie wykazu możliwe jest zweryfikowanie niższych cen w zamian za większe zamówienia, a co za tym idzie, firma może zaoszczędzić na kosztach dostawy. Decyduje się na zmianę dostawcy materiałów biurowych, rezygnując z poprzedniego, którego ceny były wyższe niż średnia rynkowa.