Wykaz kosztów według dokumentów sprawdza się w firmach, gdzie występuje różnorodność dokumentacji zakupowej, ważne jest rozliczane kosztów według różnych stawek VAT i konieczna jest lepsza kontrola struktury wydatków poprzez analizę tego, jakie rodzaje dokumentów generują największe obciążenia finansowe.

Raport kosztów według dokumentów powinien składać się z takich informacji jak: rodzaj dokumentu (np. faktura VAT, rachunek), liczba dokumentów zakupowych dla każdego rodzaju, wartość netto (łączna wynikająca z dokumentów przypisanych do danego rodzaju), kwota VAT, wartość brutto, podsumowanie (suma liczby dokumentów, wartości netto, VAT i brutto), podział według stawek VAT i wynikająca z nich kwota podlegająca opodatkowaniu oraz wartość brutto.

Aby prawidłowo i skutecznie sporządzać wykaz kosztów, zadbaj o odpowiednie numerowanie dokumentów, segreguj je w odpowiednich folderach według miesiąca, kontrahenta lub rodzaju wydatku i przechowuj ich elektroniczne kopie. Oczywiste jest korzystanie z oprogramowania, które umożliwia zarządzanie dokumentacją w bezpieczny sposób.