Sporządzanie raportu kasowego stanowi obowiązek dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, w której ma miejsce obieg gotówki. Dotyczy to więc firm, które przyjmują płatności gotówkowe lub takich dokonują. Nie ma obowiązku prowadzenia raportu kasowego w firmach, które nie obsługują gotówki, np. prowadzą działalność wyłącznie na podstawie płatności bezgotówkowych.

Raport kasowy służy do rejestrowania wszystkich operacji gotówkowych, czyli wpływów i wydatków związanych z obiegiem gotówki w firmie. Dokument zawiera szczegółowe informacje na temat każdej transakcji gotówkowej. Są to takie dane jak: data operacji, opis operacji (krótki opis dotyczący charakteru transakcji, np. sprzedaż towarów, zakup materiałów), podział transakcji, kwota transakcji gotówkowej, wszystkie wpływy i wydatki gotówkowe, saldo początkowe (wartość gotówki w kasie na początku okresu), saldo końcowe (wartość gotówki w kasie po dokonaniu wszystkich operacji gotówkowych - na koniec okresu) oraz dokumenty potwierdzające transakcje (faktury, rachunki, paragony).

Aby prawidłowo sporządzać raport kasowy, musisz zgromadzić faktury sprzedaży, paragony fiskalne, faktury zakupu i inne dowody zapłaty np. potwierdzenia przelewów, jeśli środki były przekazywane za pośrednictwem banku.