KPiR w formie standardowej zawiera szczegółowe informacje dotyczące przychodów, kosztów czy amortyzacji. Są to takie dane jak: przychody (wszystkie uzyskane w ramach prowadzonej działalności z uwzględnieniem ich rodzaju), koszty uzyskania przychodu (np. zakup materiałów, koszty wynajmu lokalu), zakupy (wszystkie zakupy mające wpływ na wysokość przychodów, czyli przykładowo towary, surowce), amortyzacja (koszty amortyzacji środków trwałych, czyli zużycia aktywów np. maszyn, urządzeń, nieruchomości), a także zestawienie dokumentów (np. faktury, rachunki, umowy sprzedaży i zlecenia, potwierdzenia zapłaty, rachunki za media i wynajem, dokumenty potwierdzające wynagrodzenia pracowników lub amortyzację).

Aby obliczyć dochód lub straty w KPiR, należy zestawić wszystkie przychody i koszty uzyskania przychodu. Dochód oblicza się na podstawie różnicy między przychodami a kosztami. Jeśli różnica jest dodatnia, oznacza to osiągnięcie dochodu, który podlega opodatkowaniu. W przypadku, gdy koszty przewyższają przychód, ma miejsce strata, którą można rozliczyć w kolejnych latach podatkowych.

Na podstawie zapisów w KPiR firma jest zobowiązana do składania comiesięcznych lub kwartalnych deklaracji podatkowych PIT-5, w których należy wykazać dochód lub stratę z działalności. Deklaracje składa się na koniec każdego okresu (miesiąca lub kwartału). Na koniec roku przedsiębiorca sporządza roczne zeznanie PIT-36, w którym wykazuje roczne przychody i koszty oraz oblicza wysokość podatku.