Cennik jest bardzo ważnym elementem działalności, umożliwiającym dobrą komunikację z klientami, a także dającym wiekszą przejrzystość w zakresie cen, warunków sprzedaży czy ewentualnych promocji i rabatów. Dokument taki najczęściej sporządza się w formie elektroniczne i umieszcza na stronie internetowej firmy lub w systemach sprzedaży. Zdarza się, że cennik występuje w formie papierowej, wówczas udostępnia się go np. na ulotkach. W zależności od rodzaju działalności, cennik może być uzupełniany o dodatkowe informacje, np. terminy płatności, warunki gwarancji i opcje dostawy.

Cennik może mieć różną formę, w zależności od potrzeb danej firmy i specyfiki branży. W większości przypadków dobrze sporządzony dokument zawiera takie informacje jak: nazwa produktu/usługi, cena jednostkowa, jednostka miary, opis (krótka informacja o produkcie lub usłudze), dodatkowe koszty (np. koszty dostawy, instalacji). Opcjonalnie cennik może zawierać informacje dodatkowe np. warunki płatności, rabaty i promocje.

W wielu branżach prowadzenie takiego dokumentu okazuje się niezbędne i bardzo przydatne, zwłaszcza w przypadku handlu towarami. Gdy firma prowadzi działalność na szeroką skalę lub sprzedaje produkty i usługi sposób publiczny (np. sklep online, restauracja) posiadanie cennika jest nieuniknione. Dodatkowo, cennik bardzo przydaje się w przypadku kontroli skarbowych lub w celu sprawdzenia, czy firma stosuje politykę cenową, szczególnie nawiązując do przestrzegania przepisów o uczciwej konkurencji i ochronie konsumentów.