W działalności gospodarczej zarówno faktura, jak i umowa odgrywają kluczową rolę w dokumentowaniu transakcji. Wiele osób zastanawia się, które z tych dokumentów ma większą moc prawną i jakie są konsekwencje ich braku lub nieprawidłowego sporządzenia. Poniżej wyjaśniamy zależności między fakturą a umową oraz ich znaczenie w świetle przepisów prawa.

Umowa
Umowa to podstawowy dokument regulujący warunki współpracy między stronami. Może mieć formę pisemną, ustną lub elektroniczną (o ile przepisy nie wymagają formy pisemnej). Najważniejsze cechy umowy:

• Określa szczegółowe warunki transakcji (przedmiot, termin realizacji, płatności, gwarancje itp.).
• Może mieć charakter cywilnoprawny lub handlowy.
• Stanowi podstawę do dochodzenia roszczeń w przypadku niewywiązania się z zobowiązań.
• W niektórych przypadkach jej zawarcie jest obowiązkowe (np. umowa o pracę, leasing, kredyt).
• Może określać szczególne warunki płatności, terminy dostaw i ewentualne kary umowne.

Faktura
Faktura to dokument księgowy potwierdzający transakcję sprzedaży towaru lub usługi, nie jest jednak podstawą do zawarcia transakcji, a jedynie jej potwierdzeniem. Najważniejsze cechy faktury:

• Jest dokumentem księgowym, wymaganym dla celów podatkowych.
• Potwierdza wykonanie transakcji i zobowiązanie do zapłaty.
• Musi zawierać określone elementy formalne, takie jak numer, data wystawienia, dane stron, kwoty netto, brutto i VAT.
• Może być wystawiona bez umowy, jeśli transakcja miała miejsce na podstawie ogólnych warunków współpracy lub zamówienia.
• Jest podstawą do dochodzenia płatności, ale sama w sobie nie gwarantuje egzekwowania zobowiązania.

Co jest ważniejsze – faktura czy umowa?

• W przypadku sporu umowa jest ważniejsza, ponieważ określa prawa i obowiązki stron. Faktura sama w sobie nie dowodzi istnienia zobowiązania, jeśli brak jest podstawy prawnej (np. umowy, zamówienia, akceptacji oferty). Faktura jest dowodem na wykonanie transakcji, ale nie rozstrzyga, czy była ona zgodna z ustaleniami stron. W przypadku sporu sądowego umowa może stanowić kluczowy dowód na ustalone warunki współpracy.
• W kontekście obowiązków podatkowych faktura jest kluczowa dla celów podatkowych, ponieważ umożliwia rozliczenie VAT oraz stanowi podstawę do ujęcia kosztów w księgowości. Umowa nie jest konieczna do rozliczeń podatkowych, ale może być przydatna w przypadku kontroli skarbowej. W przypadku faktur korygujących, umowa może być istotnym dokumentem potwierdzającym przyczyny korekty.
• W przypadku transakcji jednorazowych i długoterminowych, w przypadku jednorazowych zakupów lub sprzedaży, często wystarczy sama faktura. W przypadku długoterminowej współpracy lepiej mieć umowę, która jasno określa prawa i obowiązki stron. Umowa może zabezpieczać przed nieuczciwymi kontrahentami oraz stanowić podstawę do ewentualnych roszczeń.

Czy można wystawić fakturę bez umowy?
Tak, można wystawić fakturę bez pisemnej umowy, jeśli transakcja odbyła się na podstawie zaakceptowanego zamówienia, regulaminu świadczenia usług lub ogólnych warunków sprzedaży. Jednak w przypadku większych kontraktów zaleca się sporządzenie umowy dla lepszej ochrony prawnej.

Zalecenia dla przedsiębiorców
Przy większych transakcjach zawsze zawieraj pisemną umowę, nawet jeśli jest to tylko prosta forma. W przypadku zamówień elektronicznych lub mailowych zachowuj potwierdzenia i akceptacje ofert. Weryfikuj kontrahentów i ich rzetelność przed wystawieniem faktury na większe kwoty.

Podsumowanie
Faktura i umowa pełnią różne funkcje – faktura jest istotna dla księgowości i podatków, natomiast umowa reguluje zobowiązania stron i może być kluczowa w przypadku sporu. Warto dążyć do tego, aby obie formy dokumentacji współistniały, co zwiększa bezpieczeństwo prawne i finansowe transakcji. Zarówno umowa, jak i faktura mogą być przydatne w sytuacjach spornych i kontroli podatkowej, dlatego najlepiej stosować oba dokumenty równocześnie dla pełnej ochrony interesów przedsiębiorstwa.