W dobie globalizacji i cyfrowego handlu, coraz więcej polskich firm rozszerza swoją działalność na rynki zagraniczne. Sprzedaż usług lub towarów do kontrahentów z Unii Europejskiej czy krajów trzecich (np. USA, Wielka Brytania czy Szwajcaria) to już codzienność – zarówno w branży e-commerce, jak i w usługach B2B. Jednak z międzynarodową współpracą wiąże się również konieczność dostosowania procesów księgowych i fakturowania do specyficznych wymagań prawa podatkowego. Właściwe wystawienie faktury dla zagranicznego kontrahenta wymaga nie tylko znajomości zasad VAT, ale także umiejętności określenia miejsca świadczenia usługi czy obowiązku podatkowego.
Ustal status kontrahenta
Pierwszym krokiem jest określenie, z kim masz do czynienia. Czy kontrahent jest firmą czy osobą prywatną? Czy posiada aktywny numer VAT UE? (można to sprawdzić w bazie VIES). I wreszcie, czy znajduje się w UE, czy poza UE (czyli w kraju trzecim)? Te informacje mają kluczowe znaczenie dla sposobu fakturowania i opodatkowania transakcji.
Fakturowanie w ramach UE
Jeśli wystawiasz fakturę dla firmy z innego kraju UE, która posiada aktywny numer VAT, możesz zastosować stawkę 0% VAT. Taka transakcja kwalifikuje się jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) lub usługa unijna. Wymagane jest wtedy podanie numerów VAT obu stron oraz wykazanie transakcji w deklaracji VAT-UE. W przypadku sprzedaży dla osoby fizycznej z UE najczęściej należy doliczyć polski VAT, chyba że korzystasz z procedury OSS (One Stop Shop).
Fakturowanie poza UE
Dla kontrahentów spoza Unii Europejskiej można zazwyczaj wystawić fakturę ze stawką 0% VAT. W przypadku eksportu towarów konieczne będzie jednak posiadanie dokumentów potwierdzających wywóz poza UE. Dla usług należy określić miejsce świadczenia zgodnie z art. 28b ustawy o VAT. Jeśli sprzedajesz osobie fizycznej z kraju trzeciego, to w zależności od rodzaju usługi może pojawić się obowiązek doliczenia VAT. Na fakturze warto dodać adnotację "odwrotne obciążenie" (reverse charge), jeśli VAT rozlicza nabywca.
Co powinna zawierać faktura zagraniczna?
Każda faktura wystawiana dla kontrahenta zagranicznego powinna zawierać dane sprzedawcy i nabywcy (wraz z krajami i numerami identyfikacyjnymi), datę i numer dokumentu, opis towaru lub usługi, kwoty netto i brutto, informację o zastosowanej stawce VAT lub jej braku oraz podstawę prawną. Jeśli faktura wystawiana jest w walucie obcej, należy przeliczyć wartość na PLN po kursie NBP z dnia poprzedzającego wystawienie.
Adnotacje, które warto umieścić na fakturze
W zależności od rodzaju transakcji możesz dodać następujące adnotacje:
W przypadku faktur zagranicznych należy pamiętać o dodatkowych obowiązkach. Dla transakcji unijnych konieczne jest złożenie deklaracji VAT-UE. Przy eksporcie towarów poza UE niezbędna będzie dokumentacja celna. Wszystkie takie transakcje należy także odpowiednio wykazać w JPK_V7.
Podsumowanie
Fakturowanie zagraniczne może wydawać się skomplikowane, szczególnie gdy w grę wchodzą różne przepisy podatkowe w zależności od kraju nabywcy i rodzaju transakcji. Kluczem do uniknięcia problemów z urzędem skarbowym (czy korekt w JPK) jest prawidłowe zidentyfikowanie kontrahenta, określenie miejsca opodatkowania oraz zastosowanie odpowiedniej stawki VAT – lub jej braku.
Warto pamiętać o sprawdzeniu kontrahenta w systemie VIES, zabezpieczeniu dowodów wywozu oraz uzupełnieniu faktury o niezbędne informacje i adnotacje. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z księgowym, który pomoże Ci dopasować sposób fakturowania do Twojej działalności. Prawidłowo wystawiona faktura to nie tylko wymóg prawny, ale także dowód Twojego profesjonalizmu i wiarygodności jako przedsiębiorcy.
A jeśli chcesz ułatwić sobie cały proces wystawiania faktur zagranicznych, warto skorzystać z intuicyjnego narzędzia online, takiego jak Fakturowo.pl. To prosty w obsłudze serwis, który pozwala wystawiać faktury w wielu językach i walutach, obsługuje faktury VAT UE, eksportowe i posiada gotowe szablony z odpowiednimi adnotacjami prawnymi. Idealne rozwiązanie dla firm działających na rynkach międzynarodowych.
Pierwszym krokiem jest określenie, z kim masz do czynienia. Czy kontrahent jest firmą czy osobą prywatną? Czy posiada aktywny numer VAT UE? (można to sprawdzić w bazie VIES). I wreszcie, czy znajduje się w UE, czy poza UE (czyli w kraju trzecim)? Te informacje mają kluczowe znaczenie dla sposobu fakturowania i opodatkowania transakcji.
Fakturowanie w ramach UE
Jeśli wystawiasz fakturę dla firmy z innego kraju UE, która posiada aktywny numer VAT, możesz zastosować stawkę 0% VAT. Taka transakcja kwalifikuje się jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) lub usługa unijna. Wymagane jest wtedy podanie numerów VAT obu stron oraz wykazanie transakcji w deklaracji VAT-UE. W przypadku sprzedaży dla osoby fizycznej z UE najczęściej należy doliczyć polski VAT, chyba że korzystasz z procedury OSS (One Stop Shop).
Fakturowanie poza UE
Dla kontrahentów spoza Unii Europejskiej można zazwyczaj wystawić fakturę ze stawką 0% VAT. W przypadku eksportu towarów konieczne będzie jednak posiadanie dokumentów potwierdzających wywóz poza UE. Dla usług należy określić miejsce świadczenia zgodnie z art. 28b ustawy o VAT. Jeśli sprzedajesz osobie fizycznej z kraju trzeciego, to w zależności od rodzaju usługi może pojawić się obowiązek doliczenia VAT. Na fakturze warto dodać adnotację "odwrotne obciążenie" (reverse charge), jeśli VAT rozlicza nabywca.
Co powinna zawierać faktura zagraniczna?
Każda faktura wystawiana dla kontrahenta zagranicznego powinna zawierać dane sprzedawcy i nabywcy (wraz z krajami i numerami identyfikacyjnymi), datę i numer dokumentu, opis towaru lub usługi, kwoty netto i brutto, informację o zastosowanej stawce VAT lub jej braku oraz podstawę prawną. Jeśli faktura wystawiana jest w walucie obcej, należy przeliczyć wartość na PLN po kursie NBP z dnia poprzedzającego wystawienie.
Adnotacje, które warto umieścić na fakturze
W zależności od rodzaju transakcji możesz dodać następujące adnotacje:
- "Odwrotne obciążenie. Podatek VAT rozlicza nabywca zgodnie z art. 196 Dyrektywy 2006/112/WE"
- "Eksport towarów – stawka VAT 0% na podstawie art. 41 ust. 4 ustawy o VAT"
W przypadku faktur zagranicznych należy pamiętać o dodatkowych obowiązkach. Dla transakcji unijnych konieczne jest złożenie deklaracji VAT-UE. Przy eksporcie towarów poza UE niezbędna będzie dokumentacja celna. Wszystkie takie transakcje należy także odpowiednio wykazać w JPK_V7.
Podsumowanie
Fakturowanie zagraniczne może wydawać się skomplikowane, szczególnie gdy w grę wchodzą różne przepisy podatkowe w zależności od kraju nabywcy i rodzaju transakcji. Kluczem do uniknięcia problemów z urzędem skarbowym (czy korekt w JPK) jest prawidłowe zidentyfikowanie kontrahenta, określenie miejsca opodatkowania oraz zastosowanie odpowiedniej stawki VAT – lub jej braku.
Warto pamiętać o sprawdzeniu kontrahenta w systemie VIES, zabezpieczeniu dowodów wywozu oraz uzupełnieniu faktury o niezbędne informacje i adnotacje. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z księgowym, który pomoże Ci dopasować sposób fakturowania do Twojej działalności. Prawidłowo wystawiona faktura to nie tylko wymóg prawny, ale także dowód Twojego profesjonalizmu i wiarygodności jako przedsiębiorcy.
A jeśli chcesz ułatwić sobie cały proces wystawiania faktur zagranicznych, warto skorzystać z intuicyjnego narzędzia online, takiego jak Fakturowo.pl. To prosty w obsłudze serwis, który pozwala wystawiać faktury w wielu językach i walutach, obsługuje faktury VAT UE, eksportowe i posiada gotowe szablony z odpowiednimi adnotacjami prawnymi. Idealne rozwiązanie dla firm działających na rynkach międzynarodowych.
