Jeśli w określonych odstępach czasu (np. raz w miesiącu) wystawiasz takie same dokumenty (np. faktury) dla tego samego klienta i z tymi samymi pozycjami, to nasz serwis umożliwia automatyczne, cykliczne wystawianie i wysyłanie takich dokumentów w określonym terminie.
Jak zapisać usługę cykliczną?
Zapisywanie (definiowanie) usług cyklicznych jest bardzo proste. Usługi cykliczne zapisuje się na stronie - Dokumenty > Usługi cykliczne > Nowa usługa - w formularzu na tej stronie należy wskazać dokument źródłowy (czyli dokument na podstawie którego będzie wystawiany nowy dokument) oraz wskazać miesiąc oraz dzień, w którym nowy dokument ma zostać wygenerowany. Dodatkowo w formularzu usługi cyklicznej można również ustawić dodatkowe parametry takie jak - sposób płatności, data wystawienia, data sprzedaży, status dokumentu, można również wskazać adres email kontrahenta, na który zostanie wysłana wystawiona faktura.
Nowy, automatycznie wygenerowany dokument będzie zawierał te same dane co dokument źródłowy, zmianie ulegnie jedynie numer dokumentu (będzie to kolejny numer zgodny z aktualną numeracją), data wystawienia oraz data sprzedaży. W treści dokumentu podstawowego można używać zmiennych, które zostały opisane w dziale pomocy - Używanie zmiennych.
Sposób i termin płatności (ważne!)
Jeśli na dokumencie źródłowym w polu - Sposób płatności - wybierzemy jedną z opcji - przelew w terminie X dni - wówczas data w polu - Termin płatności - będzie automatycznie zmieniana na nową datę wyliczoną według wzoru - data wystawienia + liczba dni - wskazana w polu - Sposób płatności.
Sprawdzanie działania usługi cyklicznej
Powiadomienie do klienta
Po zaznaczeniu tej opcji na adres email klienta będzie wysyłane powiadomienie o wystawieniu nowego dokumentu wraz z odnośnikiem umożliwiającym pobranie go. W przypadku tej opcji należy zwrócić uwagę, że wygenerowany dokument zostanie również udostępniony, zatem będzie widoczny dodatkowo na liście - Faktury > Udostępnione. W tytule i w treści wiadomości wysyłanej do klienta można używać zmiennych.
UWAGA WAŻNE!
Usługi cykliczne wykonywane są automatycznie w godzinach 7.00 - 10.00. Aby usługi cykliczne były automatycznie wykonywane, konto musi mieć ważny abonament. Jeśli abonament dla konta nie zostanie przedłużony to usługi cykliczne zapisane na koncie nie będą wykonywane.
Jak zapisać usługę cykliczną?
Zapisywanie (definiowanie) usług cyklicznych jest bardzo proste. Usługi cykliczne zapisuje się na stronie - Dokumenty > Usługi cykliczne > Nowa usługa - w formularzu na tej stronie należy wskazać dokument źródłowy (czyli dokument na podstawie którego będzie wystawiany nowy dokument) oraz wskazać miesiąc oraz dzień, w którym nowy dokument ma zostać wygenerowany. Dodatkowo w formularzu usługi cyklicznej można również ustawić dodatkowe parametry takie jak - sposób płatności, data wystawienia, data sprzedaży, status dokumentu, można również wskazać adres email kontrahenta, na który zostanie wysłana wystawiona faktura.
Nowy, automatycznie wygenerowany dokument będzie zawierał te same dane co dokument źródłowy, zmianie ulegnie jedynie numer dokumentu (będzie to kolejny numer zgodny z aktualną numeracją), data wystawienia oraz data sprzedaży. W treści dokumentu podstawowego można używać zmiennych, które zostały opisane w dziale pomocy - Używanie zmiennych.
Sposób i termin płatności (ważne!)
Jeśli na dokumencie źródłowym w polu - Sposób płatności - wybierzemy jedną z opcji - przelew w terminie X dni - wówczas data w polu - Termin płatności - będzie automatycznie zmieniana na nową datę wyliczoną według wzoru - data wystawienia + liczba dni - wskazana w polu - Sposób płatności.
Sprawdzanie działania usługi cyklicznej
Zapisaną usługę cykliczną można sprawdzić na dwa sposoby - ręcznie lub automatycznie. Aby sprawdzić usługę ręcznie należy na stronie edycji usługi kliknąć przycisk "Test". Po kliknięciu zostanie wygenerowany nowy dokument (jeśli są zaznaczone powiadomienia to zostaną wysłane na adres email użytkownika). Usługa może być również sprawdzona automatycznie (jeśli są zaznaczone powiadomienia to zostaną wysłane na adres email użytkownika oraz adres email klienta). Aby sprawdzić automatyczne działanie usługi należy w parametrach usługi ustawić dzisiejszy dzień wystawienia. Usługi cykliczne wykonywane są automatycznie w godzinach 7.00 - 10.00. Jeśli dokument został wygenerowany tylko dla testu - można go usunąć, po usunięciu należy pamiętać aby skorygować kolejny numer na stronie - Ustawienia > Numeracja.
Powiadomienie do klienta
Po zaznaczeniu tej opcji na adres email klienta będzie wysyłane powiadomienie o wystawieniu nowego dokumentu wraz z odnośnikiem umożliwiającym pobranie go. W przypadku tej opcji należy zwrócić uwagę, że wygenerowany dokument zostanie również udostępniony, zatem będzie widoczny dodatkowo na liście - Faktury > Udostępnione. W tytule i w treści wiadomości wysyłanej do klienta można używać zmiennych.
UWAGA WAŻNE!
Usługi cykliczne wykonywane są automatycznie w godzinach 7.00 - 10.00. Aby usługi cykliczne były automatycznie wykonywane, konto musi mieć ważny abonament. Jeśli abonament dla konta nie zostanie przedłużony to usługi cykliczne zapisane na koncie nie będą wykonywane.
Komentarze (4)
Usługi cykliczne wykonywane są automatycznie w godzinach 7.00 - 10.00
potrzebuję 80 usług cyklicznych. jak to zrobić
jak wystawiłem w tym miesiącu FV i teraz uruchomiłem usługę cykliczną to na koniec tego miesiąca wystawi sie ponownie? czy już od kolejnego skoro za ten jest wystawiona?
Usługa cykliczna wygeneruje się w dniu ustawionym przez użytkownika - nie ma znaczenia czy użytkownik już wystawił dokument w danym miesiącu.