Obsługa księgowości w wielu – szczególnie małych – firmach, stanowi sporą część regularnych wydatków. Czasem jest to konieczne, a czasem nie. W każdym przypadku warto mieć świadomość, od czego realnie zależy koszt takich usług. Artykuł powstał specjalnie po to, żeby przeanalizować koszty związane z wykorzystaniem internetowych programów do księgowości.
W wielu przypadkach użytkownicy programów do fakturowania mogą wybierać między pakietami różniącymi się ilością możliwych do przetworzenia w ciągu miesiąca kalendarzowego dokumentów. I tu sprawa jest w miarę jasna – im większe "moce przerobowe", tym wyższa cena. Problematyczne może być natomiast wskazanie złotego środka, bo zarówno zbyt mały pakiet, jak i zbyt duży, mogą spowodować problemy. W takiej sytuacji zawsze jednak warto postawić na mniejszy pakiet, bo będzie go można zapewne powiększyć, a dużego zmniejszyć się nie da tylko po to, żeby zredukować koszty.
Kolejna sprawa to zakres generowanych dokumentów. Niezbędne są tak naprawdę tylko programy do fakturowania – sama możliwość szybkiego wystawienia faktury i jej wysłania mailem to absolutny must-have, natomiast wszystkie inne dokumenty, w tym deklaracja VAT, PKPiR, zeznania roczne PIT36 i wiele innych, często są tylko zbędnym balastem, bo w niedużej firmie niewiele jest prostszych zadań, niż ręczne stworzenie ksiąg i zeznań na podstawie kilku faktur miesięcznie. To naprawdę nie jest – wbrew temu, co mówią promotorzy najbardziej rozbudowanych programów do księgowości – wielkim wyzwaniem.
Bardzo często w cenie programu księgowego wliczone są porady księgowych. I to jest teoretycznie bardzo dobry pomysł, szczególnie kuszący dla przedsiębiorców, którzy dopiero niedawno zaczęli działalność. W praktyce jednak biura obsługujące takie porady nie dają żadnej gwarancji ani ochrony na wypadek porady błędnej, a na większość pytań można znaleźć odpowiedź w ciągu kwadransa, mając do dyspozycji tylko przeglądarkę internetową. Czasem jednak taka usługa może uratować firmę – ale tylko czasem…
Kolejna rzecz to różnego rodzaju integracje: z systemami do windykacji, obsługi magazynów, sklepów na Allegro czy jeszcze innymi programami. Tutaj też za przekonanie o możliwości szybkiego rozwoju firmy trzeba sporo zapłacić, a – jak pokazuje praktyka – te funkcje bardzo często nie są wcale chętnie wykorzystywane. Płaci się więc za nie na zapas, choć często nawet strategia rozwoju nie przewiduje ich wykorzystania. I znów – wcale nie oznacza to, że są to opcje bezużyteczne. Należy tylko znać ich cenę i spróbować przewidzieć, czy to opłacalna inwestycja.
Oczywiście cena obsługi księgowej będzie zależała także od marki biura oraz sposobu obsługi i paru innych czynników. Efekt jest taki, że bardzo podobne firmy dziś mogą działać zarówno w programach za kilkadziesiąt złotych rocznie, jak i takich, które kosztują bez mała tysiąc, a jeśli dołożyć do tego wariant z obsługa stacjonarną, to koszty roczne mogą sięgnąć nawet przeszło 2 tysięcy złotych przy rozliczeniu na KPiR.
W wielu przypadkach użytkownicy programów do fakturowania mogą wybierać między pakietami różniącymi się ilością możliwych do przetworzenia w ciągu miesiąca kalendarzowego dokumentów. I tu sprawa jest w miarę jasna – im większe "moce przerobowe", tym wyższa cena. Problematyczne może być natomiast wskazanie złotego środka, bo zarówno zbyt mały pakiet, jak i zbyt duży, mogą spowodować problemy. W takiej sytuacji zawsze jednak warto postawić na mniejszy pakiet, bo będzie go można zapewne powiększyć, a dużego zmniejszyć się nie da tylko po to, żeby zredukować koszty.
Kolejna sprawa to zakres generowanych dokumentów. Niezbędne są tak naprawdę tylko programy do fakturowania – sama możliwość szybkiego wystawienia faktury i jej wysłania mailem to absolutny must-have, natomiast wszystkie inne dokumenty, w tym deklaracja VAT, PKPiR, zeznania roczne PIT36 i wiele innych, często są tylko zbędnym balastem, bo w niedużej firmie niewiele jest prostszych zadań, niż ręczne stworzenie ksiąg i zeznań na podstawie kilku faktur miesięcznie. To naprawdę nie jest – wbrew temu, co mówią promotorzy najbardziej rozbudowanych programów do księgowości – wielkim wyzwaniem.
Bardzo często w cenie programu księgowego wliczone są porady księgowych. I to jest teoretycznie bardzo dobry pomysł, szczególnie kuszący dla przedsiębiorców, którzy dopiero niedawno zaczęli działalność. W praktyce jednak biura obsługujące takie porady nie dają żadnej gwarancji ani ochrony na wypadek porady błędnej, a na większość pytań można znaleźć odpowiedź w ciągu kwadransa, mając do dyspozycji tylko przeglądarkę internetową. Czasem jednak taka usługa może uratować firmę – ale tylko czasem…
Kolejna rzecz to różnego rodzaju integracje: z systemami do windykacji, obsługi magazynów, sklepów na Allegro czy jeszcze innymi programami. Tutaj też za przekonanie o możliwości szybkiego rozwoju firmy trzeba sporo zapłacić, a – jak pokazuje praktyka – te funkcje bardzo często nie są wcale chętnie wykorzystywane. Płaci się więc za nie na zapas, choć często nawet strategia rozwoju nie przewiduje ich wykorzystania. I znów – wcale nie oznacza to, że są to opcje bezużyteczne. Należy tylko znać ich cenę i spróbować przewidzieć, czy to opłacalna inwestycja.
Oczywiście cena obsługi księgowej będzie zależała także od marki biura oraz sposobu obsługi i paru innych czynników. Efekt jest taki, że bardzo podobne firmy dziś mogą działać zarówno w programach za kilkadziesiąt złotych rocznie, jak i takich, które kosztują bez mała tysiąc, a jeśli dołożyć do tego wariant z obsługa stacjonarną, to koszty roczne mogą sięgnąć nawet przeszło 2 tysięcy złotych przy rozliczeniu na KPiR.
