Zgodnie z treścią art. 485 § 1 KPC sąd wydaje (ma obowiązek wydać) nakaz zapłaty, jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, a okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie są udowodnione dołączonym do pozwu:

• dokumentem urzędowym;
• zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem;
• wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu;
• zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty, zwróconym przez bank i niezapłaconym z powodu braku środków na rachunku bankowym.
  

Zgodnie z powołanym przepisem, przedmiotem postępowania nakazowego może być dochodzenie roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych. Jednak to, czy w postępowaniu nakazowym zostanie wydany nakaz zapłaty zależy od tego, czy roszczenie zostanie wykazane za pomocą dokumentów wymienionych enumeratywnie w art. 485 KPC. Dokumenty te powinny udowadniać zasadność roszczenia ponad wszelką wątpliwość, tym samym dając sądowi uprawnienie do wydania nakazu zapłaty.

Podstawę wydania nakazu zapłaty stanowią dokumenty urzędowe i prywatne, pamiętać jednak należy, że w kwestii dokumentów prywatnych istnieje ich enumeratywny katalog, co z kolei oznacza, że dokumenty nieznajdujące się w tym katalogu nie będą mogły stanowić podstawy do wydania nakazu zapłaty.

Dokument urzędowy, o którym mowa w art. 485 § 1 KPC. to taki dokument, który posiada następujące cechy:

• pochodzi od organu władzy publicznej lub innego organu państwowego, samorządowego i organizacji zawodowych, samorządowych, spółdzielczych i innych organizacji pozarządowych;
• jest wydany w zakresie ich kompetencji;
• dotyczy zakresu spraw z dziedziny administracji publicznej;
• został wydany w przepisanej formie.
  

Natomiast w art. 485 § 1 pkt. 2 – 4 wymienione są  rodzaje dokumentów prywatnych: rachunek zaakceptowany przez dłużnika, wezwanie do zapłaty i pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu oraz zaakceptowane przez dłużnika żądanie zapłaty zwrócone przez bank i niezapłacone z powodu braku środków na rachunku bankowym. Cechą wspólną tych dokumentów prywatnych jest to, że dłużnik akceptuje roszczenie, które ma spełnić, a którego z różnych przyczyn jeszcze nie wykonał.

Rachunek, w rozumieniu § 1 pkt. 2 analizowanego przepisu to każdy występujący w obrocie dokument rozliczeniowy stanowiący dowód zobowiązania, zatem faktura VAT spełnia te kryteria.

Dobrych kilka lat wstecz zniesiono w Polsce obowiązek podpisywania faktur. Wielu firmom zbyt daleko idąca interpretacja tej „ulgi” mocno dała się i wciąż daje się we znaki. Co rusz jakaś firma chce zlecić windykację na podstawie wyłącznie niepodpisanej faktury. Tylko niepodpisana ze strony dłużnika faktura i nic więcej; ani dokumentu wz, ani potwierdzenia salda. Takie firmy tkwią w błędzie. W błędzie, którego konsekwencją, jakże często, jest brak szansy na odzyskanie należności która, owszem powstała, ale której nie będą w stanie wykazać przed sądem. Albowiem to wierzyciel – powód w sądzie musi wykazać to, że wierzytelność powstała, a nie dłużnik – że nie powstała.

Nakaz zapłaty na podstawie niepodpisanej faktury można otrzymać, to nie problem. Tylko że nieprawomocny nakaz zapłaty ma to do siebie, że dłużnik, po doręczeniu mu przez sąd takiego nakazu, może wnieść sprzeciw. W sprzeciwie zaś może napisać, że żadnego towaru od powoda nie brał, faktura jest bezpodstawna. No i jest problem dla wierzyciela – powoda. Tym bardziej, że kilka takich nieudokumentowanych transakcji (albo i tylko jedna – na wysoka kwotę) i firma traci płynność finansową.