Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga czasami odbywania podróży służbowych. Koszty takich wyjazdów - zarówno krajowych, jak i zagranicznych - trzeba później rozliczyć. Tego typu wydatki można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu. Jest to możliwe zarówno w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i u osób, będących wspólnikami spółek cywilnych albo jawnych.
Czym jest podróż służbowa?
Temat podróży służbowej pojawia się w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - konkretnie w art. 21 tego dokumentu (w rozdziale trzecim pt. zwolnienia podmiotowe). Zgodnie z nim, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika oraz za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem. Jest to możliwe "do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13". Z kolei w przypadku osoby, która sama jest sobie szefem, czyli przedsiębiorcy, za podróż służbową należy uznać wszystkie te zadania, które wykonuje on (w ramach prowadzonej działalności gospodarczej) poza miejscowością, w której zlokalizowana jest siedziba firmy albo poza stałym miejscem wykonywania wspomnianej działalności. Do kosztów uzyskania przychodów taki przedsiębiorca może zaliczyć wszystkie te wydatki, które faktycznie poniósł w związku z podróżą służbową. Ważne jest jednak ich udokumentowanie - tak, by wykazać, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu oraz nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1.
Koszty przejazdu
Wśród wydatków, zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów, są przede wszystkim te, dotyczące służbowych przejazdów. Biorąc pod uwagę podróże publicznymi środkami transportu, to po prostu koszty ceny biletu. I dotyczy to zarówno podróży pociągami, tramwajami, autobusami, promem czy nawet samolotem. Żadnych ograniczeń związanych z rodzajem oraz klasą środka transportu ustawodawca nie przewidział. Z kolei w przypadku przejazdów samochodem, podstawą rozliczeń są faktury, rachunki i innego rodzaju dowody opłat, poniesionych podczas podróży. Mowa tu zarówno o kosztach zakupu paliwa, jak i o opłatach za przejazd płatnymi drogami, opłatach za parking czy holowanie i naprawę pojazdu. Wyjątkiem są jednak podróże samochodami osobowymi, które są używane na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Tu kosztem będą tylko wydatki do wysokości, która wynika z tzw. kilometrówki.
Nocleg i inne wydatki w podróży
Do kosztów uzyskania przychodów w podróży można zaliczyć również noclegi, a także inne wydatki. Mogą to być na przykład bilety wstępu na różnego typu wydarzenia albo opłaty za przewożony bagaż. W takich przypadkach chodzi o wydatki w wysokości oznaczonej fakturą albo rachunkiem.
Dieta
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku, "z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują" nie tylko zwroty kosztów (m.in. przejazdów czy noclegów), ale i diety. W przypadku podróży krajowej, dieta jest przeznaczana na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Wynosi dokładnie 30 złotych za dobę podróży. Z kolei w przypadku podróży zagranicznej, dieta może zostać wykorzystana na pokrycie kosztów wyżywienia oraz na inne drobne wydatki.
Czym jest podróż służbowa?
Temat podróży służbowej pojawia się w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - konkretnie w art. 21 tego dokumentu (w rozdziale trzecim pt. zwolnienia podmiotowe). Zgodnie z nim, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika oraz za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem. Jest to możliwe "do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13". Z kolei w przypadku osoby, która sama jest sobie szefem, czyli przedsiębiorcy, za podróż służbową należy uznać wszystkie te zadania, które wykonuje on (w ramach prowadzonej działalności gospodarczej) poza miejscowością, w której zlokalizowana jest siedziba firmy albo poza stałym miejscem wykonywania wspomnianej działalności. Do kosztów uzyskania przychodów taki przedsiębiorca może zaliczyć wszystkie te wydatki, które faktycznie poniósł w związku z podróżą służbową. Ważne jest jednak ich udokumentowanie - tak, by wykazać, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu oraz nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1.
Koszty przejazdu
Wśród wydatków, zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów, są przede wszystkim te, dotyczące służbowych przejazdów. Biorąc pod uwagę podróże publicznymi środkami transportu, to po prostu koszty ceny biletu. I dotyczy to zarówno podróży pociągami, tramwajami, autobusami, promem czy nawet samolotem. Żadnych ograniczeń związanych z rodzajem oraz klasą środka transportu ustawodawca nie przewidział. Z kolei w przypadku przejazdów samochodem, podstawą rozliczeń są faktury, rachunki i innego rodzaju dowody opłat, poniesionych podczas podróży. Mowa tu zarówno o kosztach zakupu paliwa, jak i o opłatach za przejazd płatnymi drogami, opłatach za parking czy holowanie i naprawę pojazdu. Wyjątkiem są jednak podróże samochodami osobowymi, które są używane na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Tu kosztem będą tylko wydatki do wysokości, która wynika z tzw. kilometrówki.
Nocleg i inne wydatki w podróży
Do kosztów uzyskania przychodów w podróży można zaliczyć również noclegi, a także inne wydatki. Mogą to być na przykład bilety wstępu na różnego typu wydarzenia albo opłaty za przewożony bagaż. W takich przypadkach chodzi o wydatki w wysokości oznaczonej fakturą albo rachunkiem.
Dieta
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku, "z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują" nie tylko zwroty kosztów (m.in. przejazdów czy noclegów), ale i diety. W przypadku podróży krajowej, dieta jest przeznaczana na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Wynosi dokładnie 30 złotych za dobę podróży. Z kolei w przypadku podróży zagranicznej, dieta może zostać wykorzystana na pokrycie kosztów wyżywienia oraz na inne drobne wydatki.
