Od momentu wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), proces wystawiania i odbierania faktur ulega istotnym zmianom. Jednym z praktycznych i zauważalnych elementów nowego systemu jest kod QR, który zaczyna pojawiać się na fakturach. Czym właściwie jest ten kod, jakie ma znaczenie i jak go używać?
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma służąca do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lipca 2024 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla większości przedsiębiorców w Polsce.
Kod QR – identyfikator faktury w KSeF
Jednym z nowych rozwiązań w ramach systemu KSeF jest kod QR generowany dla każdej faktury, która została wystawiona i przyjęta przez system. Kod ten stanowi skrócony sposób weryfikacji i odczytu danych faktury.
Co zawiera kod QR?
Kod QR na fakturze z KSeF zawiera:
Gdzie znajduje się kod QR?
Kod QR może być umieszczony na fakturze PDF, którą przedsiębiorca wysyła do swojego kontrahenta jako potwierdzenie wystawienia faktury w KSeF. Choć dokumentem urzędowym jest faktura w systemie KSeF, wizualna wersja faktury z kodem QR ułatwia codzienną pracę księgowych i kontrahentów.
Czy kod QR jest obowiązkowy?
Umieszczenie kodu QR na fakturze nie jest formalnym obowiązkiem w każdej sytuacji, ale jego stosowanie jest rekomendowane. W niektórych przypadkach, jak przy fakturach papierowych lub udostępnianych poza systemem księgowym, kod QR może być wymagany, by umożliwić weryfikację dokumentu.
Jakie korzyści daje kod QR?
Dla użytkowników serwisu Fakturowo.pl mamy dobrą wiadomość – serwis już obsługuje Krajowy System e-Faktur, co oznacza, że można w nim wystawiać faktury zgodne z KSeF, a także generować faktury zawierające kod QR. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy chcą przygotować się na nadchodzące zmiany i mieć pewność, że ich dokumenty są zgodne z obowiązującymi przepisami. Jeśli szukasz prostego i zgodnego z KSeF rozwiązania do fakturowania – Fakturowo.pl to świetny wybór.
Podsumowanie
Kod QR na fakturze z KSeF to praktyczne narzędzie, które zwiększa przejrzystość, bezpieczeństwo i wygodę korzystania z systemu e-Faktur. Choć nie jest on obligatoryjny w każdym przypadku, jego zastosowanie może znacznie ułatwić życie zarówno wystawcom, jak i odbiorcom faktur. W dobie automatyzacji i cyfryzacji – to krok w dobrą stronę.
Pytania i odpowiedzi
Poniżej prezentujemy pytania i odpowiedzi dotyczące kodów QR, które zostały opublikowane na stronie Ministerstwa Finansów.
Co to jest kod QR i co on zawiera? Czy jest obowiązkowe umieszczanie go na fakturze KSeF?
Kod QR jest to kod weryfikujący, który pozwoli zidentyfikować daną fakturę w KSeF. Oznaczanie wizualizacji kodem QR będzie obowiązkowe w okresie obligatoryjnego KSeF. Przypadki w których będzie konieczne dokonanie oznaczenia faktury kodem QR są wskazane w szczególności w art. 106gb ust. 5 i 6 ustawy, art. 106nf ust. 3, ust. 8 oraz art. 106nh ust. 4 ustawy wchodzącymi z życie z dniem 1 lutego 2026 r. Szczegóły techniczne dotyczące kodów QR są przedstawione w projekcie rozporządzenia wykonawczego dostępne na stronie Rządowego Centrum Legislacji.
Kiedy będą wdrożone kody QR dla faktur wystawianych w KSeF, w środowisku produkcyjnym?
QR kody są rozwiązaniem dedykowanym wersji obligatoryjnej KSeF. Obecnie funkcjonuje KSeF w wersji fakultatywnej, dlatego funkcjonalność ta nie jest jeszcze dostępna na środowisku produkcyjnym. Wyrównanie środowisk planowane jest na listopad 2025 r..
Czy wizualizacja faktur może być dowolna, skonfigurowana we własnym systemie FK? Oczywiście wizualizacja zawierać będzie wszystkie dane z faktury. Czy kod QR będzie obligatoryjny na wizualizacji?
Faktury w API KSeF dostępne są wyłącznie w postaci XML. Wizualizacja może być dowolna. Kwestia ta leży w gestii integratorów. Istotne tylko, aby wizualizacja zawierała dane przesłane do KSeF w pliku xml. Wizualizacja powinna zawierać także kod QR.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma służąca do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lipca 2024 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla większości przedsiębiorców w Polsce.
Kod QR – identyfikator faktury w KSeF
Jednym z nowych rozwiązań w ramach systemu KSeF jest kod QR generowany dla każdej faktury, która została wystawiona i przyjęta przez system. Kod ten stanowi skrócony sposób weryfikacji i odczytu danych faktury.
Co zawiera kod QR?
Kod QR na fakturze z KSeF zawiera:
- unikalny identyfikator faktury w systemie KSeF (tzw. numer KSeF),
- informacje umożliwiające szybkie pobranie faktury z systemu (np. adres URL lub dane do autoryzacji),
- dane nadawcy i odbiorcy (w ograniczonym zakresie, np. NIP),
- datę wystawienia faktury.
Gdzie znajduje się kod QR?
Kod QR może być umieszczony na fakturze PDF, którą przedsiębiorca wysyła do swojego kontrahenta jako potwierdzenie wystawienia faktury w KSeF. Choć dokumentem urzędowym jest faktura w systemie KSeF, wizualna wersja faktury z kodem QR ułatwia codzienną pracę księgowych i kontrahentów.
Czy kod QR jest obowiązkowy?
Umieszczenie kodu QR na fakturze nie jest formalnym obowiązkiem w każdej sytuacji, ale jego stosowanie jest rekomendowane. W niektórych przypadkach, jak przy fakturach papierowych lub udostępnianych poza systemem księgowym, kod QR może być wymagany, by umożliwić weryfikację dokumentu.
Jakie korzyści daje kod QR?
- Szybki dostęp do faktury – dzięki aplikacjom mobilnym lub systemom księgowym zintegrowanym z KSeF.
- Weryfikacja autentyczności – odbiorca może upewnić się, że faktura została faktycznie wystawiona i zarejestrowana w KSeF.
- Ułatwienie dla służb kontrolnych – kod QR skraca czas identyfikacji dokumentów w czasie kontroli skarbowych.
Dla użytkowników serwisu Fakturowo.pl mamy dobrą wiadomość – serwis już obsługuje Krajowy System e-Faktur, co oznacza, że można w nim wystawiać faktury zgodne z KSeF, a także generować faktury zawierające kod QR. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy chcą przygotować się na nadchodzące zmiany i mieć pewność, że ich dokumenty są zgodne z obowiązującymi przepisami. Jeśli szukasz prostego i zgodnego z KSeF rozwiązania do fakturowania – Fakturowo.pl to świetny wybór.
Podsumowanie
Kod QR na fakturze z KSeF to praktyczne narzędzie, które zwiększa przejrzystość, bezpieczeństwo i wygodę korzystania z systemu e-Faktur. Choć nie jest on obligatoryjny w każdym przypadku, jego zastosowanie może znacznie ułatwić życie zarówno wystawcom, jak i odbiorcom faktur. W dobie automatyzacji i cyfryzacji – to krok w dobrą stronę.
Pytania i odpowiedzi
Poniżej prezentujemy pytania i odpowiedzi dotyczące kodów QR, które zostały opublikowane na stronie Ministerstwa Finansów.
Co to jest kod QR i co on zawiera? Czy jest obowiązkowe umieszczanie go na fakturze KSeF?
Kod QR jest to kod weryfikujący, który pozwoli zidentyfikować daną fakturę w KSeF. Oznaczanie wizualizacji kodem QR będzie obowiązkowe w okresie obligatoryjnego KSeF. Przypadki w których będzie konieczne dokonanie oznaczenia faktury kodem QR są wskazane w szczególności w art. 106gb ust. 5 i 6 ustawy, art. 106nf ust. 3, ust. 8 oraz art. 106nh ust. 4 ustawy wchodzącymi z życie z dniem 1 lutego 2026 r. Szczegóły techniczne dotyczące kodów QR są przedstawione w projekcie rozporządzenia wykonawczego dostępne na stronie Rządowego Centrum Legislacji.
Kiedy będą wdrożone kody QR dla faktur wystawianych w KSeF, w środowisku produkcyjnym?
QR kody są rozwiązaniem dedykowanym wersji obligatoryjnej KSeF. Obecnie funkcjonuje KSeF w wersji fakultatywnej, dlatego funkcjonalność ta nie jest jeszcze dostępna na środowisku produkcyjnym. Wyrównanie środowisk planowane jest na listopad 2025 r..
Czy wizualizacja faktur może być dowolna, skonfigurowana we własnym systemie FK? Oczywiście wizualizacja zawierać będzie wszystkie dane z faktury. Czy kod QR będzie obligatoryjny na wizualizacji?
Faktury w API KSeF dostępne są wyłącznie w postaci XML. Wizualizacja może być dowolna. Kwestia ta leży w gestii integratorów. Istotne tylko, aby wizualizacja zawierała dane przesłane do KSeF w pliku xml. Wizualizacja powinna zawierać także kod QR.
