Błąd w nazwie nabywcy na fakturze

W obrocie gospodarczym zdarzają się sytuacje, w których sprzedawca popełnia błąd przy wystawianiu faktury, np. wpisując nieprawidłową nazwę nabywcy. Może to budzić wątpliwości zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, zwłaszcza w kontekście ewidencji VAT oraz obowiązków związanych z JPK_VAT. Jak prawidłowo postępować w takiej sytuacji?

Obowiązki dostawcy
Dostawca, który wystawił fakturę z błędną nazwą nabywcy, jest zobowiązany do jej ujęcia w ewidencji oraz wykazania w JPK_VAT. Błąd w nazwie nie wpływa bowiem na obowiązek rozliczenia podatku VAT z tytułu danej transakcji, o ile pozostałe dane nabywcy (np. NIP, adres) są prawidłowe.

Po wykryciu błędu dostawca powinien skorygować fakturę, wybierając jedną z metod:

• Faktura korygująca – wystawiona przez sprzedawcę, zawierająca poprawną nazwę nabywcy.
• Nota korygująca – wystawiona przez nabywcę i wymagająca akceptacji dostawcy.

Jeśli korekta następuje po złożeniu JPK_VAT, sprzedawca musi złożyć korektę pliku. W takiej sytuacji:

• W JPK_VAT należy wprowadzić storno błędnej faktury, wykazując kwoty na „-” oraz podając numer pierwotnej faktury.
• Następnie należy dodać zapis z prawidłowymi danymi nabywcy, również z numerem faktury pierwotnej.

Obowiązki nabywcy
Jeżeli nabywca zauważy, że faktura zawiera błędną nazwę firmy, powinien podjąć działania naprawcze. Jeśli inne dane, takie jak NIP czy adres, są poprawne, faktura nadal pozwala na odliczenie VAT. W takiej sytuacji nabywca powinien:

• Ująć fakturę w ewidencji VAT oraz w JPK_VAT, mimo błędu w nazwie.
• Wystawić notę korygującą, poprawiającą błędną nazwę, i przekazać ją do akceptacji sprzedawcy.
• Alternatywnie, poprosić dostawcę o fakturę korygującą, jeśli uzna to za bardziej odpowiednie.

Co istotne, nawet jeśli w momencie składania JPK_VAT nabywca nie otrzymał podpisanej noty korygującej od dostawcy, może on skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wady formalne, takie jak błędna nazwa nabywcy, nie wykluczają tej możliwości, o ile spełnione są warunki wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i nie występują przesłanki wykluczające odliczenie podatku (art. 88 ustawy).

Podsumowanie
Błąd w nazwie nabywcy na fakturze, choć wymaga korekty, nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT ani nie zwalnia dostawcy z obowiązku wykazania faktury w JPK_VAT. Obie strony powinny podjąć odpowiednie działania: nabywca wystawia notę korygującą lub zgłasza potrzebę wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę, a dostawca w razie potrzeby koryguje JPK_VAT. Dzięki temu transakcja zostaje prawidłowo rozliczona i uniknięte zostają ewentualne konsekwencje podatkowe.