Jeśli zdecydowałeś się na powierzenie księgowości biuru rachunkowemu to najprawdopodobniej interesuje Cię księgowość internetowa. To dobry wybór, bo dziś wszyscy żyjemy w biegu i wiązanie się z biurem stacjonarnym może generować pewne problemy. Jednak jak można mieć pewność, że z biurem internetowym nie będzie tak samo? Pamiętaj – dla Ciebie to kontrahent o kluczowym znaczeniu i tak powinieneś go zweryfikować.
Zacznij od podstaw
Najważniejsze są zawsze sprawy podstawowe. Nie bagatelizuj ich i wyrób w sobie nawyk weryfikacji firm w CEIDG lub KRS – zrób to z biurem rachunkowym. Musisz mieć pewność, że dane przekażesz faktycznie istniejącemu podmiotowi. Sprawdź też, czy pod wskazanym adresem faktycznie prowadzona jest działalność. Nie pozwól sobie na żadne niedociągnięcia i niczemu nie ufaj na ślepo.
Zakres prac
Musisz zweryfikować, jakie możliwości daje konkretne biuro rachunkowe. Tutaj nie ma lepszych i gorszych – są za to lepiej i gorzej dopasowane do Twoich potrzeb. Czy potrzebujesz generowania PKPiR? Są Ci potrzebne automatycznie przygotowywane deklaracje VAT-7? A może wystarcza tylko program do fakturowania? A może przeciwnie – potrzebujesz jeszcze modułu kadrowego i CRM-u? Sprawdź, czy wybrane biuro oferuje wszystkie niezbędne usługi. Zweryfikuj, czy – jeśli biuro tak obiecuje – możesz zadawać pytanie księgowym. Sprawdź dokładnie umowę i upewnij się co do wysokości i sposobu naliczania opłat.
Bezpieczeństwo w sieci
Księgowość online to znakomite rozwiązanie: wygodne, mobilne i bezpieczne. Tylko że nie zawsze. Podstawą musi być wdrożony certyfikat SSL systemu księgowego. Jeśli go nie ma, nigdy nie kupuj tam pakietu. To absolutny wymóg, z którego za nic nie powinieneś rezygnować, bo certyfikat zapewnia integralność danych i niemożliwość ich odczytania nawet w razie włamania na serwer. Sprawdź, czy będą tworzone regularne kopie danych i czy w każdym momencie będziesz mógł pobrać wszystkie wygenerowane dokumenty. Teoretycznie nie musisz tego robić, ale gdybyś chciał się zabezpieczyć, to musisz mieć taką możliwość. Upewnij się też, że możesz ustawić silne hasło: tak, są systemy księgowe, w których nie może być ono DŁUŻSZE niż 8 znaków – to nie zapewnia bezpieczeństwa, a pamiętaj, że w takim systemie znajdą się wszystkie informacje o Twojej firmie i jej kontrahentach!
Zawsze sprawdź opinie
Na papierze wszystko wygląda zawsze świetnie. Po prostu sprawdź wybrane biuro w sieci – żadne nie będzie miało samych dobrych opinii, ale upewnij się, że użytkownicy nie zgłaszają poważnych zarzutów i że biuro jest w stanie rozwiązać różne problemy. Spróbuj przewidzieć, z czym możesz mieć kłopot i jak sobie w takiej sytuacji poradzisz – umiejętność wybiegania myślami w przyszłość to w końcu najważniejsza cecha przedsiębiorcy!
Podpisz umowę
Sama rejestracja w księgowości wiąże się zwykle tylko z wypełnieniem krótkiego formularza i przelewem. Pamiętaj jednak, że czasem może być potrzebne podpisanie dodatkowych umów, np. umowy powierzenia w przypadku przechowywania w systemie księgowym danych kontrahentów albo dokumentów związanych z windykacją lub faktoringiem, jeśli takie usługi oferuje biuro lub firmy z nim współpracujące, a Ty będziesz chciał z nich skorzystać.
Zacznij od podstaw
Najważniejsze są zawsze sprawy podstawowe. Nie bagatelizuj ich i wyrób w sobie nawyk weryfikacji firm w CEIDG lub KRS – zrób to z biurem rachunkowym. Musisz mieć pewność, że dane przekażesz faktycznie istniejącemu podmiotowi. Sprawdź też, czy pod wskazanym adresem faktycznie prowadzona jest działalność. Nie pozwól sobie na żadne niedociągnięcia i niczemu nie ufaj na ślepo.
Zakres prac
Musisz zweryfikować, jakie możliwości daje konkretne biuro rachunkowe. Tutaj nie ma lepszych i gorszych – są za to lepiej i gorzej dopasowane do Twoich potrzeb. Czy potrzebujesz generowania PKPiR? Są Ci potrzebne automatycznie przygotowywane deklaracje VAT-7? A może wystarcza tylko program do fakturowania? A może przeciwnie – potrzebujesz jeszcze modułu kadrowego i CRM-u? Sprawdź, czy wybrane biuro oferuje wszystkie niezbędne usługi. Zweryfikuj, czy – jeśli biuro tak obiecuje – możesz zadawać pytanie księgowym. Sprawdź dokładnie umowę i upewnij się co do wysokości i sposobu naliczania opłat.
Bezpieczeństwo w sieci
Księgowość online to znakomite rozwiązanie: wygodne, mobilne i bezpieczne. Tylko że nie zawsze. Podstawą musi być wdrożony certyfikat SSL systemu księgowego. Jeśli go nie ma, nigdy nie kupuj tam pakietu. To absolutny wymóg, z którego za nic nie powinieneś rezygnować, bo certyfikat zapewnia integralność danych i niemożliwość ich odczytania nawet w razie włamania na serwer. Sprawdź, czy będą tworzone regularne kopie danych i czy w każdym momencie będziesz mógł pobrać wszystkie wygenerowane dokumenty. Teoretycznie nie musisz tego robić, ale gdybyś chciał się zabezpieczyć, to musisz mieć taką możliwość. Upewnij się też, że możesz ustawić silne hasło: tak, są systemy księgowe, w których nie może być ono DŁUŻSZE niż 8 znaków – to nie zapewnia bezpieczeństwa, a pamiętaj, że w takim systemie znajdą się wszystkie informacje o Twojej firmie i jej kontrahentach!
Zawsze sprawdź opinie
Na papierze wszystko wygląda zawsze świetnie. Po prostu sprawdź wybrane biuro w sieci – żadne nie będzie miało samych dobrych opinii, ale upewnij się, że użytkownicy nie zgłaszają poważnych zarzutów i że biuro jest w stanie rozwiązać różne problemy. Spróbuj przewidzieć, z czym możesz mieć kłopot i jak sobie w takiej sytuacji poradzisz – umiejętność wybiegania myślami w przyszłość to w końcu najważniejsza cecha przedsiębiorcy!
Podpisz umowę
Sama rejestracja w księgowości wiąże się zwykle tylko z wypełnieniem krótkiego formularza i przelewem. Pamiętaj jednak, że czasem może być potrzebne podpisanie dodatkowych umów, np. umowy powierzenia w przypadku przechowywania w systemie księgowym danych kontrahentów albo dokumentów związanych z windykacją lub faktoringiem, jeśli takie usługi oferuje biuro lub firmy z nim współpracujące, a Ty będziesz chciał z nich skorzystać.
