Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami. Nie dziwi więc, że każdemu przedsiębiorcy niejednokrotnie zdarza się popełniać błędy. Dzieje się tak nawet podczas tak prozaicznej czynności jak wystawianie faktur. W przypadku gdy podczas wystawiania faktury VAT wkradnie się błąd, przedsiębiorcy nierzadko mają wątpliwości czy niepoprawną fakturę mogą anulować, czy też konieczne jest sporządzenie korekty.

Czy fakturę można anulować?
Anulowanie faktury jest możliwe, pod warunkiem, że spełnione są dwa warunki:

• transakcja nie doszła do skutku;
• faktura VAT nie trafiła do obiegu prawnego (oznacza to, że odbiorca nie otrzymał jej, a wystawca faktury posiada dwa egzemplarze dokumentu).

Przykładem spełniającym powyższe warunki może być sytuacja, gdy podczas sprzedaży wysyłkowej sprzedawca wraz z towarem wysyła fakturę VAT, lecz odbiorca nie odbiera nadanej przez sprzedawcę przesyłki. Jest to równoznaczne z brakiem zapłaty, a w konsekwencji towar oraz wystawiony dokument wracają do rąk sprzedawcy. W powyższym przykładnie nie dochodzi więc do sprzedaży ani do powstania obowiązku podatkowego. W takiej sytuacji możliwe jest anulowanie faktury VAT.

Jak poprawnie anulować fakturę?
W przypadku anulowania faktury bardzo istotna jest kwestia numeracji dokumentów sprzedażowych. Ich chronologia nie może być zaburzona. Gdy przedsiębiorca zadba o poprawną numerację, dopiero wtedy może przystąpić do anulowania faktury. W tym celu należy:

• przekreślić oba posiadane przez przedsiębiorcę egzemplarze anulowanej faktury;
• do anulowanej faktury należy dołączyć informację mówiącą o tym, że faktura została anulowana. Informacja musi także zawierać podpis osoby uprawionej do wydawania faktur oraz aktualną datę.

Opcjonalnie można podać powód dla którego faktura została anulowana, jednak nie jest to konieczne.

Podatnik ma możliwość złożenia korekty deklaracji VAT, jeżeli anulowana faktura została w niej ujęta. W ten sposób może skorygować zawyżoną kwotę podatku należnego.

Gdy anulowanie faktury nie jest możliwe.
Jeśli anulowanie faktury nie jest możliwe, gdyż transakcja doszła do skutku lub faktura VAT trafiła do obiegu prawnego, to zgodnie z przepisami ustawy o VAT możliwa jest poprawa faktury poprzez sporządzenie odpowiedniego dokumentu korygującego.

Jeśli błąd w fakturze nie dotyczy kwoty, a pojawia się jedynie w jej części opisowej, należy wtedy wystawić notę korygującą lub fakturę korygującą dane formalne.

Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, następnie przekazuje ją z powrotem do sprzedawcy. Sprzedawca, po akceptacji zmian, podpisuje oba egzemplarze noty korygującej, następnie jeden z nich zwraca wystawcy noty, a drugi pozostawia w swoim posiadaniu.
W przypadku jeśli błędy formalne zauważa sprzedawca, to w celu poprawy wystawia fakturę korygującą dane formalne.

Aby wprowadzić zasadnicze zmiany w formalnej części faktury jak na przykład całkowita zmiana nabywcy, to w tej sytuacji również możemy wystawić fakturę korygującą dane formalne. Należy jednak pamiętać, że organy podatkowe wyrażają zgodę na anulowanie błędnych faktur, ale powinno mieć to miejsce tylko w wyjątkowych sytuacjach.